מערכת הכספים היא הלב של כל חברה, היא יכולה לתמוך בפעילות העסקית או למוטט אותה.
התנהלות פיננסית נכונה תחזק את היציבות של החברה ותגדיל את הרווח.
ניתוח כלכלי מתוך הנתונים מערכת הכספים יכולה לתת תמונה ברורה על כל חלקי העסק. אם תבנו מערכת כספים נכונה תוכלו לדעת מה הכי כדאי לעסק לעשות ומה נדרש תיקון, לא בתחושות אלא בעזרת נתונים ועובדות.
כדי שתוכלו לבנות מערכת פיננסית שעובדת בשבילכם, ראשית תגדירו מה חשוב לכם לדעת, מה משפיע על העסק, מה יכול להגדיל את הרווח ומה מקטין אותו.
אחרי שהגדרתם את הנקודות שמעניינות אתכם, תגדירו לפרטים אילו דוחות תרצו לקבל, איך הם יהיו בנויים, מה הם יכללו ובאיזה חתכי תקופות.
הנושאים שחשוב לבדוק בכל עסק
ניהול תקציב
ניהול תקציב הינו ניהול מרוכז של התוצאות הפיננסיות של העסק: הכנסות, הוצאות לפי נושאים מרכזיים – עלות המכירות (העלות הישירה הנובעת ממכירות, למשל עלות הסחורה), שיווק, עלויות הניהול הכלליות של העסק ועלויות המימון.
בנוסף כל עסק יכול לבנות תקציב עם פירוטים רחבים יותר על פי מה שמענין לבדוק באותו עסק.
הרעיון הבסיסי הוא לבנות תוכנית חודשית שנה קדימה ולבחון כל חודש את העמידה מול התוכנית כך שבמידה ולא מצליחים לעמוד בתוכנית מבינים שצריך לשנותה או לשנות משהו בהתנהלות כדי לעמוד בתוכנית.
שיקוף ומדידת מרכזי רווח
ייתכן ואתם מנהלים מספר פעילויות.
חשוב להבחין בין הפעילויות השונות לשם זיהוי הפעילויות הרווחיות ואלו הבעיתיות.
ההבחנה יכולה להיעשות במדידה בלבד ולא בהפרדה פיזית של הפעילויות עצמן. המדידה תאפשר לכם לטפל בבעיות, להשביח או לסגור את הפעילויות בהתאם לרווחיותן.
פעילויות מפסידות עלולות להוות סיכון לעצם קיומו של העסק.
בניית תכנית פעולה
לאור הנתונים הכמותיים שיעלו ממדידת תהליכים שונים בעסק, תוכלו לבנות תכנית פעולה אופרטיבית. תכנית הפעולה צריכה להיבנות בהתאם לצרכים של העסק ולמטרות שלכם.
במסגרת תכנית הפעולה, יש להגדיר היכן ניתן לצמצם והיכן לגדול – ומכאן לגזור קווי פעולה מעשיים.
ניהול תזרים מזומנים
אחד הדברים הכי חשובים היא בניית מערכת לניהול תזרים המזומנים בחברה. ללא ניהול תזרים מזומנים וחיזוי מוקדם של בעיה בתזרים החברה עשויה למצוא את עצמה במצב בו הבנקאי מתקשר ומתריע שאם לא יופקד כסף מיד, הבנק יחזיר שקים.
ניהול תזרים מזומנים באקסל או בתוכנה יעודית יביא למצב שאם צפויה להיות בעיה תזרימית תכירו בה הרבה לפני הבנקאי, ותוכלו להיערך בהתאם. בניהול נכון של תזרים אפשר לחזות את היתרה שתהיה בבנק חודש ואפילו חודשיים קדימה.
